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Ｑ．来年からメールやインターネット上でやり取りされる請求書や領収書の保存方法が変わると聞きました。内容を教えてください。
Ａ．電子帳簿保存法が改正され、２０２２年１月から電子取引と呼ばれる取引に関する情報の保存方法が変わります。電子取引とは、請求書や領収書、見積書などの取引情報をメールやインターネットのホームページなどからダウンロードする方法でやり取りする取引のことを言います。例えばメールでPDFファイルの請求書が送られてくる場合がこれに該当します。
現在はこのようにして送られてきた請求書は紙で出力して保存しておけば、所得税・法人税の帳簿の保存要件を満たしていましたが、来年からは紙での保存は要件を満たさないことになり、電子情報を原本として保存することが必要になります。
Ｑ．具体的にはどのように保存しておけばいいのでしょうか。
Ａ．主に「検索機能の確保」と「改ざん防止措置」を備える必要があります。
「検索機能の確保」は、一定の要件のもと、 「取引年月日その他の日付，取引金額，取引先」を条件に検索できることが必要になります。対応例としては、ファイル名に「20220401_〇×商事_100,000」とすることが考えられます。
（前々事業年度の売上高が1,000万円以下で、税務調査時に電子データのダウンロードの求めに応じることとする場合は、検索要件が不要になります。）
また、「改ざん防止措置」については、タイムスタンプの利用や、訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けによる対応が挙げられます。タイムスタンプは費用がかかるため、お金をかけずに対応しようとする場合は、事務処理規程を策定し運用していくことになるでしょう。事務処理規程は国税庁のHPにあるサンプルを参考にできるかと思います。
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